Secretaría Municipal

La Dirección de Secretaría Municipal de la Municipalidad de Lautaro es la encargada de dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal, junto con desempeñar el rol de Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.

 

La Dirección de Secretaría Municipal está formada por los siguientes unidades

La OIRS es un espacio de comunicación ciudadana que permite a los contribuyentes entrar en contacto con los diferentes servicios públicos, la que tendrá por objeto entregar información, atender y procurar dar solución a las solicitudes presentadas y reclamos efectuados por la comunidad.

Esta oficina permite:

  1. La difusión de programas sociales y trámites propios de la municipalidad-
  2. La comunicación de las propiedades gubernamentales.
  3. Que la ciudadanía se exprese a través de sus reclamos, sugerencias, expectativas e intereses.
  4. Esta oficina debe facilitar la atención de todas las personas que realicen gestiones en la municipalidad, ya sea en el ejercicio de sus derechos o en el cumplimiento de sus deberes, garantizando la oportunidad de acceso y sin discriminación.

Misión de la OIRS

Ser un espacio de interacción y acceso de las personas con las reparticiones municipales que contribuya a la conformación de un gobierno moderno y al servicio de los ciudadanos.

Las oficinas de información, reclamos y sugerencias, deben ayudar a garantizar el derecho de las personas a informarse, sugerir y reclamar, acerca de las diferentes materias, retroalimentando la gestión de las reparticiones municipales.

Funciones de la OIRS:

  1. Atender a los interesados.
  2. Recibir y estudiar sugerencias.
  3. Recibir, responder y/o derivar reclamos.
  4. Establecer coordinación con dispositivos de información y comunicación.
  5. Entregar información del Servicio que presta cada Departamento Municipal.
  6. Entregar información sobre documentos y antecedentes que deben acompañar la solicitud.
  7. Entregar información sobre Procedimientos para la tramitación.
  8. Entregar información sobre Ubicación, competencia y horarios de otras entidades del aparato gubernamental.

Las solicitudes de información, presentaciones y reclamos se someterán al siguiente procedimiento:

  1. Deberán efectuarse por escrito a través de cartas o en los formularios que para estos efectos tenga la municipalidad a disposición de las personas. Además se podrán efectuar por correo electrónico visitando el Portal Web de la Municipalidad.
  2. Deberán ser suscritos por el peticionario e indicar, a lo menos, su nombre completo, cédula de identidad, domicilio, teléfono y dirección de correo electrónico si lo tuviese. Tratándose de personas jurídicas deberá individualizarse el representante legal.
  3. Deberán adjuntarse los antecedentes en que se fundamenta, cuando fuere procedente.
  4. La presentación debe ingresarse en la oficina de partes y OIRS dependientes de la Secretaría Municipal, Unidad que la fechará y asignará un número de ingreso que servirá para el seguimiento y consulta de la presentación o reclamo. El número de ingreso será único y deberá ser mantenido por todas las Unidades Municipales. La fecha de ingreso indicará el día de inicio del plazo que tiene la Municipalidad para dar respuesta.
  5. La Secretaría Municipal distribuirá el documento a la unidad correspondiente.
  6. La Jefatura de cada departamento deberá entregar un informe escrito a el Alcalde dentro del plazo de 10 días, indicando las diversas alternativas de solución o respuesta.
  7. Si la naturaleza del tema lo justifica, el Alcalde podrá prorrogar el plazo para emitir el informe, que en todo caso no podrá exceder de 20 días corridos, lo que deberá ser comunicado al contribuyente por la OIRS.
  8. Todos los oficios de respuesta a los reclamos o presentaciones serán firmados por el Alcalde y enviados a través de la Oficina de Partes y OIRS al reclamante o interesado, vía correo electrónico, presencial o carta certificada.
  9. La OIRS deberá dar respuesta en un plazo máximo de 30 días contados desde la fecha de ingreso de la presentación o reclamo. La respuesta se entenderá dada desde la fecha de despacho de ésta por Correo.
  • Unidad administrativa encargada de recibir y registrar los documentos llegados del exterior de la municipalidad.
  • Numerar y fechar decretos alcaldicios sección 1ª., ordinarios alcaldicios y municipales, certificados e instructivos, todos en orden correlativo y distribución de las copias a quienes corresponda.
  • Enviar los documentos municipales al exterior; retirar correspondencia en las oficinas de Correos de Chile y la documentación de la Contraloría General y demás organismos oficiales, dirigidos a la municipalidad.
  • Ingresar y clasificar la documentación recibida.
  • Mantención archivos de ordenanzas municipales y reglamentos municipales; mantención archivos decretos alcaldicios sección 1ª., ordinarios alcaldicios y municipales, certificados e instructivos.
  • Despacho de documentos recibidos.
  • Mantener a disposición de los vecinos clientes formularios de reclamos, sugerencias, solicitudes y Formulario de Transparencia.
  • Enviar decretos alcaldicios sección 1ª a publicar a transparencia en página municipal.
  • Enviar a publicar, al departamento de Relaciones Públicas, todo decreto que requiera ser publicado en diario oficial y diarios de mayor circulación nacional.
  • Enviar a publicar en portal mercado público, al departamento de Administración, todo decreto de contratación directa y modificaciones posteriores de los respectivos contratos.
  • Enviar a publicar en portal mercado público, a Secretaria Municipal, todo decreto de llamado a licitación pública y adjudicaciones de los mismos.

La Oficina Registro de Organizaciones Comunitarias (OROC) depende de la Secretaría Municipal y es la encargada de velar por la oportuna y eficaz tramitación de los asuntos entregados a su conocimiento o resolución procurando el despacho de las respuestas que ellos ameritan dentro de los plazos legales, de acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 19.418 sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias,Ley Nº 19.862 Registro Central de Colaboradores y Ley Nº 20.500 Sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública.

Sus funciones específicas son:

1.- Inscribir y mantener actualizados los Registro Públicos de Organizaciones Comunitarias y de sus Directivas.
2.- Tramitar los Certificados de Personalidad Jurídica y Directiva de las Organizaciones Comunitarias.
3.- Tramitar la designación de Ministro de Fe para la Constitución de las Organizaciones Comunitarias.
4.- Remitir al Servicio del Registro Civil e Identificación, documentación autorizada de las Organizaciones Comunitarias, las que serán parte del Registro Nacional de Personas Jurídicas Sin Fines de Lucro.
5.- Inscribir y mantener el Registro Municipal de Personas Jurídicas Receptoras de Transferencias.
6.- Recibir, revisar y observar los antecedentes de constitución, modificación y disolución de las Corporaciones, Asociaciones y Fundaciones.

Secretaria Municipal

Sra. Ida Lagos Mella

Dirección

Avda. Bernardo O’higgins 1032, Segundo Piso

Teléfono

45 2 591 414

Correo Electrónico

ida@munilautaro.cl

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